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El equipo de Recursos Humanos (RRHH) desempeña un papel vital en el desarrollo de las personas y, por ende, en el crecimiento de la compañía. Sin embargo, al momento de crecer, muchas pequeñas y medianas empresas se enfrentan a la incertidumbre de saber cuántos profesionales de RRHH deberían tener en su equipo. ¿Es necesario contar con un profesional de RRHH por cada 100 empleados como dice la regla general? ¿O quizás debería ser más o menos?
En este artículo, vamos a analizar algunos estudios sobre el tema y aspectos clave para determinar el número ideal de colaboradores de RRHH que debería tener tu empresa y cómo estructurar un equipo de RRHH eficiente, especialmente en las pymes.
Según un análisis de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) y ADP, el "punto óptimo" para la mayoría de las empresas se encuentra entre 1,5 y 4,5 empleados de Recursos Humanos por cada 100 empleados. Por otro lado, también contamos con el benchmark de PwC, el cual llega a la conclusión de que hay un colaborador de RR.HH. por cada 84 empleados en la organización.
Este es el ideal, según el mismo estudio el promedio en las empresas encuestadas es de 1,7 empleados de RR.HH. por cada 100 empleados. También aclara que este número varía según el tamaño y las necesidades de la empresa, la proporción promedio es una buena referencia para asegurarse de que el equipo de Capital Humano pueda gestionar eficazmente los talentos de la empresa.
También es importante aclarar que esta recomendación está dirigida principalmente a empresas medianas y grandes. Veamos entonces qué sucede en las pymes, para las cuales esta proporción puede no ser completamente realista.
En las pymes, la proporción de profesionales de RRHH por empleado suele ser menor, incluso carecer del área, especialmente en las fases iniciales de expansión. Es usual que las pymes cuenten con un único responsable de RR.HH. o incluso combinar la gestión de personas con otras funciones, como administración o contabilidad.
Los inconvenientes suelen suceder cuando se vuelve necesario incrementar el número de empleados en el departamento de RR.HH. para afrontar las tareas que antes eran gestionadas por una sola persona.
Este desafío es algo que muchas empresas enfrentan en sus primeros años, y el dilema radica en la eficiencia organizacional. A pesar de la limitación de recursos, un departamento de RR.HH. eficiente puede marcar la diferencia. No se trata de contratar a más personas, sino de optimizar procesos y estructurar un plan estratégico que permita gestionar de manera efectiva los recursos humanos, incluso con un equipo pequeño.
El momento adecuado para contratar más profesionales de RR.HH. suele llegar cuando las funciones de recursos humanos en la empresa se vuelven demasiado complejas o el equipo actual no puede abarcar toda la carga de trabajo.
Un indicador clave y fácilmente medible es cuando se detecta una alta rotación de personal, baja motivación y mal clima interno. Otro indicador es cuando aparecen cuellos de botella en el proceso de contratación, la capacitación, la evaluación del desempeño y la gestión de beneficios. Este último caso también puede indicar una baja digitalización del área. Un equipo reducido con un buen software de gestión de recursos humanos, puede automatizar las tareas repetitivas y alcanzar un funcionamiento óptimo, utilizando ese tiempo para las tareas estratégicas.
Tener un número adecuado de profesionales de RR.HH. es esencial para lograr una mayor satisfacción del talento y el éxito general de la compañía.
Cuando una empresa no tiene suficiente personal de RR.HH., la experiencia de los colaboradores empezará a descuidarse, lo que impactará en bajo rendimientos, mayor rotación de personal y, en última instancia, un mayor costo de contratación y capacitación.
Un estudio realizado por ADP descubrió que una relación de 1 empleado de RR.HH. por cada 200 empleados puede reducir la rotación de personal. Sin embargo, cuando el número de empleados de RR.HH. supera los 9 miembros por cada 200 empleados, la rotación comienza a aumentar nuevamente. Esto puede ser porque, cuando hay demasiados empleados en RR.HH., los trabajadores pueden sentirse perdidos entre tantos especialistas y no saber a quién acudir para ciertos problemas.
La clave está en encontrar un equilibrio en la dotación de personal de RR.HH. y brindarles las herramientas tecnológicas para operar efectivamente.
A continuación, presentamos algunos ejes clave para gestionar personas de manera más eficiente, incluso con un equipo pequeño.
La automatización y digitalización de las tareas de RR.HH. es crucial en las pymes. Automatizar la gestión de datos, control horario, vacaciones y ausencias, etc. permite que el equipo trabaje de manera más eficiente y reduzca el tiempo que invierte en tareas rutinarias. En este contexto, contar con una plataforma que automatice procesos administrativos permite a los profesionales de RR.HH. enfocarse en tareas más estratégicas.
En Naaloo, un software de recursos humanos, se han registrado un ahorro del 25 al 60% de las horas dedicadas a tareas administrativas. Además, se identifican rápidas mejoras en la comunicación interna, el clima y satisfacción de los empleados, sin incluir nuevos miembros en los equipos de recursos humanos.
Para ser eficiente, el equipo de RR.HH. en las pymes debe establecer prioridades claras. La clave está en gestionar de manera estratégica los recursos humanos para que cada miembro del equipo esté alineado con los objetivos de la empresa. Establecer metas claras de desarrollo profesional, formación y bienestar de los empleados es fundamental para aumentar la motivación y la productividad.
Por ejemplo, cuando una empresa está en fase de crecimiento, se pueden priorizar la atención al cliente (tanto interno como externo) y en el reclutamiento de talento clave para fortalecer el equipo. A medida que la empresa crece, el enfoque puede cambiar hacia la gestión del rendimiento, el desarrollo de competencias y la retención del talento.
En las pymes, la formación continua es uno de los pilares fundamentales para garantizar la eficiencia del equipo. Cuando la contratación de más personal puede no ser viable, invertir en la formación de los empleados es una forma clave de aumentar la productividad sin necesidad de aumentar los costos. La capacitación interna y el upskilling no solo mejoran el rendimiento de los empleados actuales, sino que también los prepara para asumir roles más estratégicos a medida que la empresa crece.
Con plataformas de gestión del desempeño, como las que ofrece Naaloo, es posible automatizar las evaluaciones de desempeño, identificar áreas de mejora y ofrecer programas de formación adecuados para cada perfil dentro de la empresa.
La comunicación juega un papel esencial en cualquier equipo de RR.HH., pero en las pymes, donde los equipos son más pequeños y las interacciones son más cercanas, la comunicación efectiva y transparente es aún más importante. A medida que las pymes crecen, las estructuras de comunicación pueden volverse más complejas, y es crucial que el equipo de RR.HH. gestione una comunicación constante y fluida con los colaboradores para garantizar que sus necesidades sean atendidas rápidamente.
En este sentido, contar con un software que permita una comunicación interna eficiente, como el Muro Social que brinde una red social interna, facilita que los equipos compartan información relevante, anuncios importantes y feedback continuo, mejorando el clima laboral y la productividad.
Gestionar a las personas de manera eficiente no depende únicamente de contar con un número determinado de colaboradores en el área. Cuando los recursos son escasos, hay que priorizar la optimización de los procesos y establecer una estrategia clara. Invertir en tecnología que tiene un impacto marginal en los costos, puede ser un buen primer paso para liberar el tiempo necesario para lo anterior. Hemos visto esto en las +600 empresas que utilizan hoy en día Naaloo, algunas sin tener un departamento de Recursos Humanos y, otras, que lo han desarrollado gracias a la plataforma.
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