En un mundo empresarial cada vez más competitivo, optimizar la gestión de los gastos corporativos se ha convertido en una prioridad para las empresas, pero gestionar de forma eficiente los gastos que deben realizar los colaboradores con dinero de la compañia es un desafío en sí mismo por las implicancias que esto genera. 

En este contexto, las tarjetas prepagas para empresas corporativas no solo representan una solución eficiente, sino también un nuevo enfoque para entender y controlar los gastos descentralizados.

El objetivo principal es siempre el mismo, evitar que el colaborador use fondos propios o que deba reintegrarse este tipo de gastos a su cuenta sueldo para evitar futuras contingencias. 

Ahora bien ¿Cómo utilizan las empresas herramientas como KURU? 

Rubros más usados

“Al analizar los datos de las tarjetas prepagas, surgen tendencias sobre los rubros donde las empresas concentran sus gastos, gastos que delegan a los colaboradores para ejecutar con dinero de la compañía: combustibles, impuestos y seguros (como VTV, patente, servicios públicos), restaurantes, estacionamientos y plataformas digitales (como Trello, Slack, Google Cloud y Figma). Estos rubros y comercios reflejan necesidades cotidianas, pero también operativas, para mantener a las organizaciones funcionando de manera eficiente” afirma Luis Ariel Peralta Aliano, CCO de KURU.

Los usos son sumamente variados, cuando analizamos la operación de una empresa, son muchas las situaciones donde un colaborador realiza con un gasto, así como diversos los motivos. 

La configuración como herramienta de control

Uno de los mayores aprendizajes al observar la implementación de reglas de aprobación es que la configuración de las tarjetas actúa como una radiografía de las prioridades de cada compañia. A través de atributos como rubro, montos y horarios, las empresas buscan limitar el uso indebido de fondos y optimizar el presupuesto.

1. Foco en el rubro: El atributo más utilizado por las empresas es el rubro, lo que evidencia que el principal temor radica en gastos fuera de categorías permitidas. Esto es sumamente valioso para evitar desgaste en las personas, ya que un gasto mal realizado en un rubro no permitido, genera todo un proceso burocrático donde el gasto se descuenta al empleado, generando malestar y fricción. Las reglas de aprobación autogestionables de KURU evitan esas fricciones.

2. Control por presupuesto: Otras configuraciones incluyen montos límites por día, semana o mes. Por ejemplo, una empresa podría establecer un presupuesto semanal de $120.000 para combustibles o gastos de oficina, dejando al colaborador la flexibilidad de distribuirlo según sus necesidades. Algunas empresas combinan múltiples atributos en las reglas, como permitir un máximo de dos cargas de combustible de $45.000 cada una por semana (combinando monto y rubro por ejemplo).

3. Restricciones horarias y por día: Para minimizar gastos no laborales, muchas compañías configuran horarios específicos para el uso de las tarjetas, como habilitarlas solo de lunes a viernes en horarios de trabajo. Esto resulta clave en empresas con operaciones descentralizadas o turnos diferenciados, donde cada equipo puede requerir reglas adaptadas.

Dinámica descentralizada 

Los gastos descentralizados representan un desafío particular. Rubros como combustibles, peajes, almuerzos y suscripciones recurrentes suelen ser decididos en tiempo real por los colaboradores, sin posibilidad de planificación previa. Esto es especialmente común en empresas de consumo masivo, laboratorios, distribuidores y firmas de mantenimiento, donde una gran parte del personal opera fuera de la oficina.

“En estas situaciones, ofrecemos una solución robusta que permite a las empresas mantener el control sin obstaculizar la operatividad. La plataforma combina tecnología avanzada con una interfaz intuitiva, facilitando tanto la configuración de reglas como el monitoreo en tiempo real. Esto asegura que cada gasto cumpla con los parámetros establecidos y se ajuste a las necesidades del momento” comenta Peralta Aliano.

Contextos desafiantes: uso de efectivo

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En Argentina, las empresas también deben adaptarse a la dinámica propia de los comercios locales. Sectores como minería, petróleo y agro suelen operar en zonas remotas donde el uso de efectivo es más común. Por ello, un atributo muy utilizado es la extracción de efectivo a través de redes de cajeros (Banelco/Link), CashPlus (comercios que permiten extraer dinero en efectivo al realizar una compra), o Rapi Pago.

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Además, la logística del manejo de efectivo en estas industrias presenta retos adicionales. Empresas dedicadas a actividades en lugares de difícil acceso deben garantizar la disponibilidad de fondos para gastos imprevistos, como reparaciones de maquinaria o la adquisición de suministros locales. Para abordar estos desafíos, muchas organizaciones implementan sistemas de reporte diario o semanal que incluyen documentación detallada de cada transacción en efectivo, incrementando la transparencia.

El uso de efectivo sigue siendo una necesidad. KURU permite regular las extracciones de efectivo por monto, horario o día, permitiendo que las empresas utilicen estos atributos específicos para limitar la cantidad extraída por colaborador. Es decir que por un lado además de configurar la extracción de efectivo, las empresas configuran la cantidad de efectivo que quieren dejar que cada colaborador pueda extraer, ya sea por extracción, por día, por semana o mes. Además, la integración de tecnologías como WhatsApp para rendir gastos simplifica el seguimiento y refuerza la transparencia.

Impacto de la tecnología en la gestión empresarial

La adopción de herramientas de gestión eficiente de fondos corporativos no sólo responde a las demandas de control, sino también a la necesidad de adaptarse a un entorno donde la transparencia es primordial. Esto permite a las empresas abordar problemas tradicionales de manera proactiva, al tiempo que las prepara para un futuro más competitivo y tecnológico.

En un país como Argentina, donde los contextos económicos y operativos son altamente dinámicos, contar con una solución como KURU es una ventaja clave. La capacidad de las empresas para configurar sus tarjetas de manera estratégica no solo optimiza recursos, sino que también refuerza la confianza en la gestión corporativa, marcando la diferencia en un mercado cada vez más exigente.

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