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Para que una organización funcione bien, es clave saber cuáles son las tareas más importantes y planificarlas de manera efectiva. Sin una buena estructura, las tareas se acumulan, los plazos se pasan y el estrés aumenta.
En esta nota te voy a contar por qué priorizar y planificar es tan importante y cómo los equipos pueden empezar a hacerlo de inmediato.
Priorizar significa decidir qué tareas son más importantes y hacerlas primero. Una forma simple de hacerlo es usar la Matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas en cuatro categorías: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante. Al saber en qué categoría está cada tarea, nos enfocamos en lo que realmente importa y no perdemos tiempo en lo que no.
Una vez que sabemos cuáles son nuestras prioridades, el siguiente paso es planificar cómo y cuándo vamos a hacer cada tarea. Usar herramientas como Trello, Planner o Asana puede ser muy útil para organizar el trabajo, asignar tareas y ver cómo van avanzando.
Siempre es importante recordar que tener objetivos claros y realistas nos dan una dirección y un propósito. Al establecer objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales), nos aseguramos de que nuestros objetivos sean realistas y motivadores.
Delegar tareas no es solo repartir el trabajo, sino que también empoderar a los miembros del equipo y ayudarlos a desarrollarse. Saber cuáles son las fortalezas y los intereses de cada uno nos permite asignar tareas de manera más efectiva.
La comunicación es esencial para una buena planificación. Mantener a todos alineados reduce el riesgo de malentendidos y duplicación de esfuerzos. Usar herramientas de comunicación como Slack o Microsoft Teams puede facilitar esto.
Priorizá: Cada semana, hacé una reunión de 30 minutos con el equipo para clasificar las tareas usando la Matriz de Eisenhower. Así, todos saben en qué tienen que concentrarse.
Planificá: Creá un tablero de Trello con columnas de "Por hacer", "En progreso" y "Completado". Pone cada tarea en una tarjeta y movela de una columna a otra a medida que se va haciendo.
Establecé metas claras: En vez de decir "mejorar el sitio web", establecé objetivos SMART como "aumentar el tiempo de permanencia en el sitio web en un 15% durante los próximos tres meses mediante la optimización del contenido y la mejora de la navegabilidad".
Animate a delegar: Hacé una reunión frecuente para hablar sobre las habilidades e intereses de cada miembro del equipo y asigná tareas que se alineen con ellos.
Revisá continuamente: Al final de cada mes de trabajo, hacé una retrospectiva para ver qué funcionó bien, qué no, y cómo se puede mejorar.
Mejorá la comunicación: Creá un canal de Slack dedicado al proyecto, donde cada miembro del equipo pueda compartir avances, bloqueos y necesidades de apoyo. Así todos están informados y pueden responder rápidamente a cualquier problema.
Priorizar y planificar no es algo que se haga una vez y se olvide. Necesitamos revisar y ajustar continuamente para adaptarnos a los cambios y asegurarnos de que vamos por el buen camino. Las retrospectivas regulares, que ya hemos visto en otra nota, son clave para esto.
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